Soft opening và grand opening là hai sự kiện quan trọng khi bạn muốn khai trương một nhà hàng, quán ăn mới. Vậy Soft opening là gì, grand opening là gì, các bước tổ chức hai sự kiện này như thế nào?
MỤC LỤC
Phân Biệt Soft Opening Và Grand Opening
Soft Opening Là Gì?
Soft opening là hoạt động chạy thử nhà hàng, quán ăn với mục đích cố gắng bán hết sản phẩm của mình trước khi chính thức đi vào hoạt động. Trong ngày soft opening, các nhà hàng sẽ đón một lượng khách nhất định để kiểm tra hệ thống nhà hàng, quy trình hoạt động, chất lượng món ăn, kỹ năng phục vụ của nhân viên …
Soft opening là cơ hội để chủ nhà hàng thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng để có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày khai trương chính thức.
Grand Opening Là Gì?
Trái ngược với soft opening, grand opening là ngày khai trương chính thức của một nhà hàng, quán ăn mới đi vào hoạt động. Đây là sự kiện quan trọng để các chủ doanh nghiệp giới thiệu rộng rãi doanh nghiệp của mình đến với khách hàng và tri ân các cổ đông, đối tác…
Buổi grand opening quy tụ đông đảo khách mời, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng phục vụ cho quá trình phát triển trong tương lai. Trong ngày grand opening sẽ có các hoạt động vui chơi, ẩm thực cùng nhiều chương trình khuyến mãi và quà tặng hấp dẫn
Quy Trình Tổ Chức Soft Opening, Grand Opening Cần Lưu Ý Những Gì?
Các Bước Tổ Chức Grand Opening Là Gì?
Lên Kế Hoạch Grand Opening Nhà Hàng
Chọn một ngày đặc biệt
Theo quan niệm phương Đông, tính ngày lành tháng tốt để khai trương, động thổ,… là việc làm rất quan trọng để công việc kinh doanh được suôn sẻ. Vì vậy, bước đầu tiên của kế hoạch grand opening là chọn thời điểm thích hợp.
Tạo chủ đề
Một chủ đề lễ khai trương hấp dẫn sẽ giúp thu hút và gây ấn tượng với khách mời. Lưu ý chủ đề cần gần gũi với phong cách nhà hàng và mang đến sự gần gũi cho khách.
Xây dựng kế hoạch khuyến mại, tặng quà
Các chương trình khuyến mãi là điều mà khách hàng mong đợi nhất và giúp nhà hàng thu hút được khách hàng. Cần xác định chi phí phù hợp với chương trình và giá trị quà tặng. Đồng thời kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp với khả năng tài chính của nhà hàng.
Lập kế hoạch cho một chương trình cụ thể
Kế hoạch chạy chương trình phải cụ thể, bao gồm mốc thời gian, đối tượng và số lượng khách mời, trang trí nhà hàng, tổ chức nhân sự,… Tốt nhất bạn nên chuẩn bị trước ngày khai trương 2-3 tháng.
Chọn chiến lược quảng cáo phù hợp
– Cách tiếp cận truyền thống: phát tờ rơi, phiếu giảm giá, treo băng rôn, tại các tuyến đường đông đúc …
– Truy cập trực tuyến: các website, diễn đàn, trang ẩm thực nổi tiếng, fanpage …
Chuẩn bị một đội ngũ dịch vụ chuyên nghiệp
Trước khi lễ grand opening chính thức diễn ra, tất cả nhân viên nhà hàng đều phải được đào tạo về quy trình đón tiếp khách, thái độ phục vụ…
Xin Giấy Phép Tổ Chức Grand Opening Nhà Hàng
Để có một buổi grand opening thành công, bạn cần biết những lưu ý sau khi xin giấy phép:
Thời hạn hoàn thiện hồ sơ và xin giấy phép
Sau khi bạn đã chọn một ngày và dự định tổ chức nó, bạn sẽ cần phải xin phép. Đừng đợi đến ngày nộp hồ sơ mới. Bạn nên gửi đơn đăng ký để được xem xét trước ít nhất 30 ngày.
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin giấy phép bao gồm:
– Đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện nhân danh công ty xin phép
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện đã ký với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức)
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty xin giấy phép
– Hợp đồng ký với chủ địa điểm, nội dung chương trình
– Nếu chương trình có biểu diễn văn nghệ thì phải có giấy xác nhận đã nộp nhuận bút.
– Bản ghi lời bài hát. Đối với những buổi biểu diễn có nghệ sĩ nước ngoài, bạn cần chú ý nộp hộ chiếu của nghệ sĩ đó (đối với những buổi biểu diễn quy mô lớn).
– Nếu có chương trình bốc thăm, khuyến mại phải được sự cho phép của Sở Công Thương.
– Tất cả các sự kiện cần được ghi lại xem có bán được vé hay không (nếu đã bán hết vé, vui lòng ghi kèm doanh thu bán vé)
Xin Cấp Phép Tại Các Địa Phương
Nếu tổ chức grand opening cho chuỗi nhà hàng tại nhiều tỉnh thành thì bạn chỉ cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho các địa phương khác để nhận được văn bản đồng ý tổ chức.
Bạn cần lưu ý về thời gian và thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép con ở các tỉnh thành khác. Đối với các sự kiện lớn cần gửi kế hoạch tổ chức kèm theo công văn của UBND tỉnh, bao gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, kế hoạch truyền thông, tiến độ thực tế. trình bày, danh sách khách mời (nếu có sự xuất hiện của danh sách cao).
Các Bước Tổ Chức Soft Opening Là Gì?
Xác Định Thời Gian
Thời gian chuẩn bị cho soft opening phải mất ít nhất 1 hoặc 2 tuần để thực hiện, chủ đầu tư có thời gian tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng và có những thay đổi kịp thời về thực đơn, nhân sự, trang trí, set-up …
Lựa Chọn Khách Mời
Khi bạn đã lập danh sách khách mời, bạn chuẩn bị lời mời để gửi cho họ để thể hiện sự tôn trọng và mong đợi của bạn để tham dự. Thông thường, chủ nhà hàng sẽ chọn những vị khách là người thân trong gia đình hoặc bạn bè, những người sẵn sàng góp ý và phản biện chân thực nhất.
Hoàn Chỉnh Quy Trình Thực Hiện
Chất lượng dịch vụ của soft opening chính là tấm gương phản ánh chính xác nhất thành công của ngày grand opening sắp tới. Vì thế, hãy thật chú trọng các bước thực hiện để tránh sai sót.
Miễn Phí Bữa Ăn Hoặc Tặng Quà
Mục đích của ngày soft opening không phải để kinh doanh mà là ghi nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng. Vì vậy, nhà hàng cần chuẩn bị những phần quà hoặc suất ăn miễn phí để cảm ơn những ý kiến đóng góp của họ.
Kết thúc bài viết chắc hẳn bạn đã hiểu soft opening là gì, grand openinglà gì và cách tổ chức sự kiện của hai loại hình này. Chúc bạn thành công cho lần tổ chức sắp tới cho nhà hàng, quán ăn của mình.
XEM THÊM TẠI: https://hotelcasanaranja.com/